Orders

Quản lý tất cả các đơn hàng, đồng bộ đơn hàng sang hệ thống giao vận

Truy cập module Orders

Các thao tác trên màn hình quản lý

Màn hình quản lý các đơn hàng:

Thao tác tìm kiếm:

• Tìm kiếm cụ thể các đơn hàng theo các tiêu chí:

• Mã đơn hàng: nhập mã đơn hàng

• Khách hàng: nhập số điện thoại của khách hàng

• Nhân viên: chọn tên nhân viên phụ trách bao gồm tên nhân viên tạo hoặc tên nhân viên kho

• Trạng thái của đơn hàng

• Thời gian tạo

Nhập các trường thông tin cần tìm kiếm và nhấnđể tìm kiếm kết quả các đơn hàng thỏa mãn tiêu chí vừa chọn

Nhấnđể xóa hết các trường thông tin vừa tìm kiếm. Sau khi thao tác reset hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách tất cả các đơn hàng

Ý nghĩa các trường thông tin trong danh sách đơn hàng

Ý nghĩa các trường thông tin trong danh sách đơn hàng

Mã đơn hàng: mã đơn hàng tại hệ thống Mini CRM được sinh tự động khi tạo đơn hàng

Khách hàng: sẽ xem được 3 thông số

• Họ tên khách hàng

• Số điện thoại khách hàng

• Mã vận đơn: mã giao vận (đối với đơn hàng được đồng bộ sang hệ thống giao vận)

Thông tin đơn hàng: bao gồm ngày tạo đơn hàng và ngày sửa đơn hàng

Trạng thái đơn: Trạng thái đơn hàng tại hệ thống mini CRM

Trạng thái giao vận: trạng thái giao vận của đơn hàng, đối với đơn chưa được đồng bộ sang hệ thống giao vận trạng thái = Pending

Nhân viên: Bao gồm tên nhân viên tạo và nhân viên kho phụ trách đơn hàng đó

Tổng tiền: Tổng tiền của đơn hàng

Lý do lỗi: đối với đơn hàng khi thao tác đồng bộ sang hệ thống giao vận bị lỗi sẽ hiển thị lý do lỗi tại đây

Thao tác: Sẽ có 2 thao tác

• Tạo vận đơn: Tạo vận đơn đối với các đơn hàng chưa được đồng bộ sang hệ thống giao vận hoặc đồng bộ sang bị lỗi

• Hủy vận đơn: Hủy vận đơn đối với các đơn hàng chưa được đồng bộ sang hệ thống giao vận hoặc đồng bộ sang bị lỗi

Ý nghĩa các trạng thái đơn hàng và trạng thái giao vận

Loại trạng thái đơn hàng

Trạng thái hiển thị	Ý nghĩa
cancelled	Đã hủy
pending	Đang xử lý
confirmed	Đã xác nhận
carrier_delivery	Đang giao hàng
complete	Giao hàng thành công

Second Tab

• Loại trạng thái vận đơn

Trạng thái hiển thị	Ý nghĩa
fail	Lỗi tạo vận đơn
pending	Đang chờ xử lý (Chưa tạo mã vận đơn)
carrier_delivery	Đang giao hàng
readytopick	Chờ lấy hàng (Đã tạo mã vận đơn)
delivered	Đã giao hàng
cancelled	Đã hủy giao hàng
returned	Đã hoàn hàng

Bộ thao tác cơ bản với đơn hàng:

Nhấn vào biểu tượngở bảng danh sách đơn hàng để xem các thao tác này.

Edit - Sửa thông tin đơn hàng

Chỉ edit được các đơn hàng chưa tạo vận đơn hoặc tạo vận đơn bị lỗi

Xuất file CSV - tải file CSV danh sách đơn hàng

• Bạn có thể xuất file CSV tất cả đơn hàng, xuất tất cả theo bộ lọc hoặc xuất theo các đơn hàng đã chọn

In- In đơn hàng

• Logo sẽ lấy logo của hệ thống CDP tải lên cài đặt tại đây; thông tin người gửi cài đặt tại đây​

Tạo vận đơn/ Hủy đơn hàng

• Chỉ thao tác được đối với đơn hàng chưa tạo vận đơn

Hướng dẫn tạo thông tin địa chỉ của công ty trên hóa đơn của đơn hàng

Để cài đặt các thông tin hiển thị phía bên trái của phần in đơn hàng thực hiện như sau:

Bước 1

Truy cập setting -> Configuration như hình dưới đây:

Bước 2

Chọn order setting và nhập các thông tin bắt buộc: Name Company, Address Company

Bước 3

Nhấnđể lưu lại các thông tin vừa nhập

Tạo mới order

Để tạo mới đơn hàng bạn có hai lựa chọn như sau

• Thông tin đơn hàng sau khi tạo mới chỉ lưu trên hệ thống CRM

• Thông tin đơn hàng sau khi tạo mới được lưu lại trên hệ thống CRM đồng thời hỗ trợ chuyển sang hệ thống TopShip tạo vận đơn và quản lý đơn hàng

Tạo mới đơn hàng lưu trên CRM

Bước 1

Bấm chọn Order trên menu bên trái màn hình

Sau đó, màn hình hiển thị danh sách các Order như hình sau:

Bước 2

Bấm chọnđể mở màn hình thêm mới đơn hàng như sau:

Bước 3

Nhập thông tin đơn hàng

Với những đơn hàng chưa muốn tạo vận đơn mà chỉ muốn lưu để quản lý trên hệ thống, bạn sẽ nhập những thông tin sau:

• Tên khách hàng

• Nhân viên tạo - Người tạo đơn hàng

• Nhân viên kho - Người quản lý kho

• Thông tin đặt hàng:

+ Tên sản phẩm

+ Giá của sản phẩm: hệ thống hỗ trợ tự fill giá sản phẩm, tuy nhiên khách hàng vẫn có thể sửa

+ Số lượng sản phẩm

• Thông tin đơn hàng:

+ Giảm giá

+ Phụ thu khác

+ Tổng tiền

+ Mã giảm giá (nếu có)

+ Phương thức thanh toán

+ Ghi chú đơn hàng

Các trường đánh dấu * là các trường bắt buộc nhập

Bước 4

Nhấn Save & Close để lưu đơn hàng

Nhấn Cancel để hủy thao tác thêm mới

Tạo mới đơn hàng và Push tạo vận đơn

Liên kết với các hệ thống vận đơn

Hệ thống có liên kết với các hệ thống giao vận hỗ trợ khách hàng đồng bộ thông tin đơn hàng để tạo và quản lý vận đơn.

Các thông tin sẽ được đồng bộ để tạo vận đơn:

• Thông tin gửi hàng: Tên, số điện thoại và địa chỉ người gửi

• Thông tin khách hàng: Tên, số điện thoại và địa chỉ của khách hàng

• Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, số lượng, khối lượng, đơn giá, thành tiền, ghi chú.

• Thông tin đơn hàng: Đơn vị vận chuyển, phí ship, hình thức trả phí, số tiền thu hộ, ghi chú đơn hàng

Các bước thực hiện

Bước 1

• Thao tác như phần Tạo mới đơn hàng lưu trên CRM.

• Sau đó tích chọn để tạo vận đơn.

Bước 2

Tiếp tục nhập các thông tin giao vận:

Tiếp tục nhập các thông tin vận đơn:

• Khối lượng - Tổng khối lượng đơn hàng (hệ thống hỗ trợ tự fill theo khối lượng của sản phẩm và số lượng sản phẩm trong đơn)

• Số tiền thu hộ - Số tiền khách hàng mong muốn shipper thu thêm khi giao hàng tới khách

• Ghi chú giao hàng

• Địa chỉ lấy hàng

• Thông tin người nhận:

+ Họ tên người nhận

+ Số điện thoại người nhận

+ Địa chỉ của người nhận: Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Phường/Xã và địa chỉ chi tiết

• Ghi chú xem hàng: có cho khách hàng xem hàng/thử hàng hay không

• Phương thức giao hàng: Đơn vị vận chuyển giao hàng hay doanh nghiệp tự giao vận

Đối với những đơn hàng tự giao vận hệ thống cho phép người dùng tự thay đổi trạng thái của đơn hàng một các linh hoạt

Bước 3

Nhấn Save & Close để lưu đơn hàng

Nhấn Cancel để hủy thao tác thêm mới

Đối với trường hợp các order tạo mới khi push sang hệ thống giao vận bị lỗi, order này vẫn được lưu lại tại hệ thống đồng thời bạn sẽ được nhận một thông báo và lý do lỗi được lưu lại như hình sau:

Với các order này, hệ thống hỗ trợ bạn thao tác tạo lại vận đơn để push sang các đơn vị vận chuyển bằng cách:

• Tại cột Thao tác nhấn vào nút Chọn thao tác, sau đó nhấn chọn Tạo vận đơn

• Màn hình chỉnh sửa đơn hàng được hiển thị để người dùng tiến hành chỉnh sửa lại các thông tin order (như thao tác Chỉnh sửa đơn hàng)