Leads

Quản lý thông tin các khách hàng được đồng bộ từ các hệ thống: chat hoặc các nguồn landing page...

Truy cập module Lead

Tạo lead mới

Bước 1

Bấm vào Leads trên menu bên trái màn hình

Bước 2

Chọn hoặc ở góc phải màn hình để mở form thêm mới

Bước 3

Tại màn hình Thêm mới nhập các thông tin:

• Màn hình New

Các trường có dấu * là các trường bắt buộc nhập.

Phải nhập trường "Mobile" để hệ thống có thể tự động assign contact cho các agent.

Chọn dữ liệu cho trường Funnel là các nguồn lấy contact.

Hệ thống tự động gán dữ liệu cho trường Tag = "Assign" để chia contact cho các agent

• Màn hình Quick Add:

Tùy vào cấu hình hệ thống mà màn hình Quick Add sẽ hiện các trường dữ liệu khác nhau.

Bước 4

• Hoàn thành việc tạo Lead nhấn hoặc

• Nhấn vào để hủy thao tác thêm mới.

Nếu Contact được tạo ra từ Agent nào thì Agent đó sẽ được ưu tiên chia trước.

Ngược tại sẽ được hệ thống chia tự động theo quy tắc round robin.

Các thao tác khác trên giao diện

Tìm kiếm

Cách 1: Tìm kiếm mặc định

Tìm kiếm bằng cách nhập thông tin vào vùng tìm kiếm thông tin

Phải tìm kiếm theo các tiêu chí:

Tham khảo cú pháp liên hệ tại Tìm kiếm liên hệ - Cách 1 của module Contact.

Cách 2: Tìm kiếm theo bộ lọc

Bấm chọnsau đó màn hình sẽ hiển thị như sau:

Nhập các thông tin muốn tìm kiếm:

• Phone: số điện thoại của contact

• Agent: tên Agent được gán

• Stage: trạng thái của con tact

• Date add: ngày tạo contact

Sau đó nhấnđể tìm kiếm.

Nhấnđể làm mới dữ liệu tìm kiếm

Chỉnh sửa

Tích chọn Contact muốn edit > bấm vào biểu tượng > bấm chọn "Edit"

Màn hình sẽ xuất hiện các thông tin có thể chỉnh sửa như ảnh dưới:

Hoàn thành việc chỉnh sửa nhấn Save hoặc Save&Close để lưu thông tin vừa nhập.

Nhấn vào nút Cancel nếu không muốn lưu chỉnh sửa nữa.

Unassigned

Với các contact đã được chia agent thì chức năng này dùng để unassign contact này để hệ thống tự động assign cho agent khác.

Thao tác như sau:

Tại màn hình xác nhận nhấn Yes để thiết lập.

Nhấn nếu muốn hủy thao tác Cancel.

Push to Haravan

Đồng bộ thông tin khách hàng sang hệ thống thứ ba, cụ thể là Haravan

Thao tác như sau:

Thao tác thành công khi thông tin của contact này chưa tồn tại trên hệ thống thứ ba. Ngược lại Thao tác sẽ được báo thất bại.

Assign

Chức năng này sử dụng khi admin muốn chia một contact cho agent khác

Ví dụ: khi có một Agent nghỉ nhưng admin quên không chuyển sang trạng thái off nên hệ thống vẫn chia contact cho agent này, khi ấy admin dùng chức năng này để assign contact đó cho một agent khác.

Thao tác như sau:

Chọn Agent sau đó nhấn Save để thiết lập.

Nhấn vào Cancel nếu muốn hủy thao tác.

Creat Deal/ Order/ Ticket

Khi chọn các tính năng này, trên màn hình Contact sẽ hiện các Pop-up để người dùng điền các thông tin cần thiết để tạo lập.

Creat Deal - Tạo Deal liên quan tới contact

Điền đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan tới Deal để tạo lập cơ hội bán hàng.

Create Order - lên đơn hàng cho Contact

Điền đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan tới Order để tạo lập đơn hàng mới.

Create Ticket - tạo yêu cầu hỗ trợ mới

Điền đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan tới Ticket để tạo yêu cầu hỗ trợ khách hàng mới.

Set do not contact

Chức năng này để đánh dấu các contact không liên hệ.

Tích chọn contact muốn thiết lập > bấm vào biểu tượng> bấm chọn Set Do Not Contact

Nhập lý do sau đó nhấn Save để thiết lập.

Nhấn vào Cancel nếu muốn hủy thao tác.

Call

Để có thể sử dụng chức năng Call Center của hệ thống, người dùng cần phải đăng ký, kết nối theo hướng dẫn tại đây hoặc liên hệ nhân viên của Hub - JS để được hỗ trợ.

Hướng dẫn gọi cho khách hàng

Chức năng này cho phép các agent có thể gọi cho khách hàng theo số điện thoại của contact

Có 2 quy tắc để chia contact theo lead (hướng dẫn kỹ hơn ở phần Assign)

• Tìm contact muốn gọi và bấm chọn trực tiếp vào số điện thoại của contact tại cột Mobile như hình 1 hoặc chọn nút Call ở góc phải màn hình -> copy hoặc gõ số khách hàng và click gọi như hình 2 :

Hình 1

Hình 2

• Nếu thao tác như hình 1, trên của sổ xác nhận call out của hệ thống, người dùng bấm chọn. Hệ thống tiến hành call đến số điện thoại của contact.

• Trên giao diện hệ thống sẽ hiện pop-up thông tin cuộc gọi như hình:

• Nhấn "End" để kết thúc cuộc gọi.

Trong quá trình call, hệ thống sẽ tính và hiển thị thời lượng cuộc gọi.

Người dùng có thể ghi các ghi chú của cuộc gọi ở phần note và nhấn "Đóng và lưu lại" để lưu các phần ghi chú đó.

Phần ghi chú này sau khi lưu, người dùng có thể xem lại ở mục Contact > Details > Note.

Hướng dẫn nhận cuộc gọi của khách hàng

Khi có cuộc của khách hàng tại giao diện hệ thống sẽ hiển thị như sau:

Đối với khách hàng đã có số điện thoại trong hệ thống khi gọi lên sẽ hiển thị tên và số điện thoại.

Đối với khách hàng mới gọi lên hệ thống sẽ hiển thị số điện thoại và cột bên phải hiển thị giao diện cho phép bạn nhập thông tin khách hàng để lưu vào hệ thống.

Tại đây bạn có thể thao tác nghe hoặc tắt cuộc gọi.

Ngoài ra trong cuộc gọi bạn có thể ghi chú các thông tin của khách hàng tại giao diện bên phải.

Khi đã kết thúc cuộc gọi phải thao tác lưu lại ghi chú để đóng lại cuộc gọi.

Lưu ý chỉ đóng được cuộc gọi khi thao tác save&close note để lưu lại log cuộc gọi

Hướng dẫn cách tắt nhận cuộc gọi của khách hàng

Để tắt cuộc gọi chọn OFF như hình:

Khi bạn đã chọn trạng thái OFF thì sẽ không nhận được các cuộc gọi của khách hàng và sẽ không gọi ra được.

Hướng dẫn bật thông báo khi có cuộc gọi của khách hàng

Sử dụng trình duyệt Google Chrome để đăng nhập hệ thống. Sẽ được nhận thông báo trong quá trình duy trì đăng nhập hệ thống.

• Đối với windows:

+ Vào cài đặt thông báo của windows bật thông báo Google chrome

+ Cài đặt tăng thời gian hiển thị thông báo . Truy cập Ease of access —> Display —> Show notifications for (mục 3)

+ Truy cập hệ thống CDP cho phép nhận thông báo.

• Đối với máy macbook

+ Để bật được thông báo cuộc gọi đến đối với Call in làm theo hướng dẫn tại đây.​

+ Truy cập hệ thống CDP cho phép nhận thông báo.