Contacts

Contact là module có lưu trữ dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp, bao gồm dữ liệu khách hàng định danh và dữ liệu khách hàng không định danh.

Truy cập module Contact

Tổng quan về một hồ sơ contact

Mỗi contact đều có một hồ sơ chi tiết để bạn có thể thấy những gì hệ thống biết về họ.

Bộ thao tác cơ bản với một liên hệ

Thao tác cơ bản với một liên hệ

  • Edit - Sửa thông tin liên hệ.

  • Send email - Gửi email cho liên hệ.

  • Create deal - tạo deal cho contact

  • Creat order - tạo order cho contact

  • Create ticket - tạo ticket mới liên quan tới contact

  • Details - mở hồ sơ chi tiết về contact

  • Delete - Xóa liên hệ.

Nhấn vào biểu tượng ở bảng danh sách liên hệ để xem các thao tác này.

Mở màn hình chi tiết của mỗi liên hệ:

Nhấn vào name để mở màn hình chi tiết của liên hệ đó. Tại đây bạn có thể xem được tất cả các thông tin liên quan của liên hệ như:

  • Thông tin cá nhân.

  • Tổng điểm.

  • Thiết bị truy cập.

  • Timeline tương tác của liên hệ với Campaign của bạn.

Các thông tin có thể truy cập trong hồ sơ Contact

Engagements

Biểu đồ đường tương tác hiển thị mức độ hoạt động của địa chỉ liên hệ trong 6 tháng qua. Tương tác là bất kỳ hành động nào mà người liên hệ thực hiện.

Ngoài ra bạn có thể ẩn bớt các thông số trên biểu đồ bằng cách nhấn vào ô chọn thông số Dữ liệu thống kê của các thông số bị gạch như trong hình trên sẽ không hiển thị trên biểu đồ.

Bộ lọc ở góc phải của biểu đồ cho phép bạn chọn các khoảng thời gian để xem báo cáo thống kê. Chọn khoảng thời gian bạn cần xem báo cáo và nhấn “Apply” để bắt đầu lọc dữ liệu

Thao tác nâng cao với một liên hệ

Nhấp vào mũi tên hộp thả xuống ở góc trên cùng bên phải của chi tiết liên hệ, chọn Preferences

Chọn segment: Hệ thống sẽ hiển thị tất cả các segment. Chọn thêm hoặc xóa liên hệ khỏi segment mà bạn mong muốn.

Các thao tác trong module Contact

Lọc contact

Đây là tính năng để người dùng lọc ra các contact theo một hoặc nhiều điều kiện cụ thể.

Hướng dẫn lọc contact:

Tại giao diện contact, click chuột vào Open Filter

Giao diện Filter sẽ hiển thị ra màn hình cho bạn

Tìm kiếm contact

Sử dụng hộp tìm kiếm ở đầu danh sách để tìm kiếm liên hệ

Trong hộp tìm kiếm, bạn sử dụng các câu lệnh sau để tìm kiếm liên hệ.

Hướng dẫn tạo câu lệnh tìm kiếm:

Thành phần câu lệnh tìm kiếm
Chi tiết
Công dụng
Ví dụ

Search operators

+ (plus sign)

Tìm kiếm chuỗi chính xác

Tìm kiếm admin thì administrator sẽ không khớp.

! (exclamation mark)

Contact có chuỗi được điền sẽ bị loại

" " (double quotes)

Tra theo cụm từ

() (parentheses)

OR

%

Search commands

is:anonymous

is:unowned

is:mine

email:*

mobile:*

order:{order_id}

segment:{segment_alias}

name:*

company:*

owner:*

ip:*

ids:ID1,ID2

common:{segment_alias}+{segment_alias}+...

tag:*

stage:*

email_sent:EMAIL_ID

email_read:EMAIL_ID

email_queued:EMAIL_ID

email_pending:EMAIL_ID

order_trigger:TRIGGER_ID

order_trigger_pending:TRIGGER_ID

Thêm contact thủ công

Nếu bạn có các contacts không được thêm vào hệ thống theo một quy trình thông thường (ví dụ: thu thập thông tin qua việc khách hàng điền form hoặc contacts được import vào), bạn có thể nhanh chóng thêm contact vào hệ thống theo 2 cách:

Thêm nhanh liên hệ (Quick Add)

Tại giao diện Contact, click chuột vào nút Quick Add tại góc phải màn hình

a

Thêm thông thường (New)

Tại giao diện Contacts, click chuột vào nút New tại góc phải màn hình

Nhập hàng loạt liên hệ (Import)

Hệ thống cho phép nhập liên hệ từ các nguồn khác thông qua tệp CSV - đây là một cách nhanh chóng để thiết lập nếu bạn cần nhập nhiều liên hệ cùng một lúc.

Hệ thống chỉ nhận file CSV theo mẫu mặc định của hệ thống vui lòng tạo ra 1 user bằng phương pháp thêm contact thủ công sau đó thực hiện như các bước dưới đây:

Sau khi hệ thống đã có 1 số user trong module Contacts như hình ta thực hiện:

Chọn một contact bất kì, sau đó click vào biểu tượng mũi tên -> Chọn Export:

Sau đó sẽ hiện ra màn hình xác nhận bạn muốn tải file contact mẫu xuống.

Xem lịch sử import dữ liệu

Danh sách các lần nhập nằm ở khu vực Contacts, mở menu tác vụ phía trên bảng liên hệ và chọn tùy chọn Import History.

Bảng sẽ hiển thị cho bạn:

Thông tin hiển thị trong bảng gồm

Status: Thông tin của lần nhập này:

  • Queued: Quá trình nhập đang trong hàng đợi để được xử lý

  • In progress: Công việc import đang được tiến hành

  • Imported: Quá trình nhập đã được xử lý thành công

  • Failed: Quá trình nhập thất bại

  • Stopped: Việc dùng đã bị người dùng dừng lại khi đang trong trạng thái Queued hoặc In Progress

  • Manual: Người dùng chọn nhập dữ liệu vào trình duyệt theo cách thủ công. Trạng thái này tương tự như Đang tiến hành.

  • Delayed: Lệnh nhập đã được cho phép, nhưng quá trình nhập không thể bắt đầu nên đã bị hoãn.

Source File: Tên tệp CSV gốc

Runtime: thời gian Import gile này

Progress: Tiến trình hoàn thành import

Total Rows: Tổng số trường được nhập

Inserted: Số lượng contact được thêm mới vào hệ thống theo file Import

Updated: Số lượng Contact được update (Trong trường hợp contact trong file import đã có sẵn trong hệ thống, hệ thống sẽ update thông tin của contact mới vào contact có sẵn)

Ignored: là số lượng row mà hệ thống k import (Ví dụ: khi import contact vào hệ thống, luôn có dòng đầu tiên thể hiện trường dữ liệu thì dòng này sẽ bị iggnored khi import)

Created by: Người thực hiện thao tác nhập

Date Added: Thời điểm thao tác nhập được thực hiện

Hợp nhất các liên hệ trùng lặp (Contact duplicates)

Khi hệ thống theo dõi hành động của một liên hệ (chẳng hạn như truy cập trang hoặc điền form), nó sẽ tự động hợp nhất các liên hệ theo các điều kiện nhận dạng là:

  • Địa chỉ IP

  • Email (Hoặc bất cứ trường thông tin liên hệ nào bạn định nghĩa là nhận dạng duy nhất)

  • Cookie

Nếu hệ thống chỉ biết địa chỉ IP, nó sẽ hợp nhất các liên hệ có cùng địa chỉ IP. Nếu địa chỉ IP của khách hàn chưa tồn tại trong cơ sở dữ liệu hệ thống, hệ thống sẽ tạo một contact mới cho khách hàng đó.

Nếu hệ thống chỉ biết mỗi cookie của khách hàng, cũng như với IP, nó sẽ hợp nhất các liên hệ có cùng cookie hoặc tạo một contact mới nếu cookie chưa tồn tại trong hệ thống.

Nếu có nhiều contacts trùng email, hệ thống sẽ hợp nhất các contact đó lại làm một. Ngay cả khi địa chỉ IP hoặc cookie khớp với một liên hệ khác, hệ thống vẫn sẽ ưu tiên hợp nhất các contact trùng email.

Lưu ý: bạn có thể tạo điều kiện để hợp nhất các liên hệ trong phần Settings, truy cập hướng dẫn tại đây

Thực hiện thao tác hàng loạt với nhiều contact

Để thực hiện hành động hàng loạt với nhiều contacts, tick vào các khách hàng bạn bạn muốn hành động, sau đó click vào dấu mũi tên như trong hình

Các hành động hàng loạt hiện có sẵn

  • Thay đổi chiến dịch (Change Campaigns): Cho phép bạn thêm / xóa các địa chỉ liên hệ đã chọn vào / khỏi các chiến dịch.

  • Thay đổi danh mục (Change Catergories): Cho phép bạn thêm / xóa các liên hệ đã chọn vào / khỏi các danh mục chung.

  • Đổi kênh (Change Channels): Cho phép bạn đăng ký / hủy đăng ký các địa chỉ liên hệ đã chọn từ các kênh liên lạc (email, SMS, v.v.) và cũng xác định quy tắc tần suất.

  • Chủ sở hữu thay đổi (Change Owner): Cho phép bạn gán / bỏ gán các địa chỉ liên hệ đã chọn cho / khỏi chủ sở hữu (người dùng Extech/ My Retail).

  • Thay đổi phân khúc (Change Segments): Cho phép bạn thêm / xóa các địa chỉ liên hệ đã chọn vào / khỏi các phân khúc. Lưu ý rằng nếu một địa chỉ liên hệ được thêm vào hoặc xóa khỏi phân khúc theo cách thủ công, thì bộ lọc phân đoạn sẽ không áp dụng cho chúng trong phân khúc cụ thể đó.

  • Thay đổi giai đoạn (Change Stages): Cho phép bạn thêm / xóa các địa chỉ liên hệ đã chọn vào / khỏi một giai đoạn cụ thể.

  • Xuất (Export to CSV/ Excel): Cho phép bạn xuất các địa chỉ liên hệ đã chọn.

  • Đặt Không liên hệ (Set Do Not Contact): Hành động này sẽ đặt tất cả các liên hệ đã chọn làm DNC cho kênh email và cho phép bạn cung cấp thông báo tùy chỉnh làm "lý do" cho lý do tại sao các liên hệ bị người dùng Campaign hủy đăng ký theo cách thủ công.

  • Xóa hàng loạt (Delete Selected): Hành động xóa hàng loạt trong bảng liên hệ cho phép xóa tối đa 100 địa chỉ liên hệ cùng một lúc. Giới hạn này được áp dụng như một biện pháp phòng ngừa về hiệu suất, vì việc xóa nhiều địa chỉ liên hệ hơn cùng một lúc có thể gây ra các vấn đề về giảm hiệu suất.

Chia contact thủ công

Chia tuần tự

Tại module Contacts, tích chọn tất cả các khách hàng cần phân công.

Lưu ý: Những người phụ trách được phân công phải có quyền thấp hơn Administrator mới được chia contact.

Chia nâng cao

Tại module Contacts, tích chọn tất cả các khách hàng cần phân công.

Lưu ý: Những người phụ trách được phân công phải có quyền thấp hơn Administrator mới được chia contact.

PreviousAudienceNextCompanies

Last updated

Was this helpful?