Emails

Email là một trong các kênh mà phần mềm cung cấp để bạn tương tác với khách hàng trong các chiến dịch của mình.

Hệ thống có hai loại email để bạn lựa chọn sử dụng trong các mục đích cụ thể:

• Template Email

Được gửi tự động bởi các Campaign, Form, Point triggers, … Bạn có thể gửi email này nhiều lần cho cùng một khách hàng. Template email sẽ không thể sử dụng để gửi đến các phân đoạn.

• Segment Email

Email này được sử dụng để gửi đến các phân đoạn mà bạn cài đặt, chỉ những khách hàng là thành viên của phân đoạn mới nhận được email, và chỉ nhận được email một lần duy nhất.

Tạo mới một email

Bước 1

Mở phần quản lý email

Nhấn “Emails” trong menu trái để mở màn hình quản lý.

Màn hình quản lý email:

Bước 2

Bắt đầu tạo mới

Nhấn nút “New” trên màn hình quản lý để bắt đầu tạo mới:

Chọn loại email cần tạo:

Nhấn nút “Select” để chọn loại email bạn cần tạo:

Bước 3

Chọn chủ đề

Phần mềm cung cấp cho bạn một số chủ đề mẫu của email, bạn có thể tìm trong danh sách này các chủ đề phù hợp với nhu cầu để bắt đầu cài đặt.

Nhấn nút “Select” của chủ đề mà bạn muốn chọn để bắt đầu thiết kế nội dung cho email.

Bước 4

Nhập thông tin của email

Nhập các thông tin cơ bản của email như sau:

• Subject - Tiêu đề của email khi gửi đến khách hàng

• Internal Name - Tên của email hiển thị trong màn hình quản lý

• Category - Danh mục của email

• Published - Phát hành email - Nhấn “Yes” để email này được sử dụng trong các chiến dịch.

• Publish at (date/time) - Cài đặt thời gian email được phát hành.

• Unpublish at (date/time) - Cài đặt thời gian ngừng phát hành email.

🛈 Riêng loại Segment Email bạn cần chọn phân khúc khách hàng sẽ nhận được email này, nhấn vào trường “Contact Segment” để chọn phân khúc khách hàng của bạn.

Bước 5

Xây dựng nội dung cho email

Nhấn nút “Builder” để bắt đầu tạo nội dung cho email của bạn.

Nửa bên trái của màn hình là vùng hiển thị các nội dung của email, nửa bên phải là các thành phần phần mềm cung cấp để bạn xây dựng email.

Các thành phần chính trong màn hình xây dựng email:

• Slot types - Kiểu của các vị trí trong email (Text, Image, Button, ….).

• Section types - Bố cục của email.

• Customize Slot - Tùy chỉnh giao diện hiển thị và nội dung của các Slot types.

• Customize Section - Tùy chỉnh giao diện hiển thị và nội dung của các Section types.

Để tạo nội dung cho email của mình, bạn chỉ cần kéo thả các thành phần của “Slot types” vào phần bên vùng hiển thị.

Chọn thành phần mà bạn muốn chỉnh sửa giao diện và nội dung → Tại phần Customize types và Customize Section chỉnh sửa nội dung và thông số theo mong muốn.

Sau khi xây dựng xong nội dung email, nhấn “Apply” để lưu lại những phần bạn đã cài đặt, nhấn “Close builder” để đóng màn hình xây dựng email.

Nếu trong nội dung Email người dùng muốn gọi ra các trường thông tin cá nhân hóa từ module Contact/ Deal/ Order:

• Đầu tiên trong nội dung email, người tạo cần định nghĩa các trường muốn gọi ra là gì: các trường sẽ được định nghĩa trong dấu ngoặc nhọn { } với vùng text bên trong là không dấu, ngăn cách bằng dấu gạch dưới.

Ví dụ: Muốn gọi ra tên của Deal - trong nội dung có thể định nghĩa là {ten_deal}

• Sau khi hoàn thiện nội dung có chứa biến linh hoạt, vui lòng nội dung Email lại và chuyển sang bước tiếp theo.

Lưu ý: người tạo phải có kế hoạch từ trước hoặc đã có bản nháp nội dung Email để xác định rõ sẽ gọi ra trường nào trong hồ sơ khách hàng hay các thông tin liên quan khác.

Bước 6

Sau khi đã lưu nội dung email thành công, người tạo cần thoát trình builder chi tiết để ra màn hình set up tạo mới chung.

Vào mục Field để định nghĩa các biến linh hoạt đã tạo trong nội dung email sẽ lấy thông tin từ trường nào.

Các thông tin cần chú ý:

• Cột bên trái là các biến linh hoạt đã tạo trong nội dung email - bỏ dấu ngoặc nhọn { }

• Cột bên phải chọn trường thông tin tương ứng từ hệ thống muốn gọi ra.

• Cần định nghĩa thêm trường -> chọn Add Field để thao tác thêm.

Bước 7

Các cài đặt nâng cao

Nhấn tab “Advanced” để tùy chỉnh các cài đặt nâng cao cho email của bạn.

Màn hình cài đặt nâng cao

Các thành phần chính trong màn cài đặt nâng cao:

• From name - Tên hiển thị khi gửi email đến cho khách hàng

• From address - Địa chỉ email gửi cho khách hàng.

• Reply to address - Địa chỉ email nhận các email mà khách hàng trả lời. Nếu để trống thì các email trả lời của khách hàng sẽ được gửi về “From address”.

• BCC address - Đặt địa chỉ BCC để nhận bản sao của các email được gửi cho khách hàng.

Bước 8

Hoàn thành việc tạo email

Nhấn nút “Save & Close” để hoàn thành việc tạo email.

Sau khi lưu email thành công bạn sẽ nhìn thấy màn hình chi tiết các thông tin về email như sau:

Với loại Template Email chỉ cần publish để tạo Campaign gửi.

Còn với Segment Email sau khi đã lưu và publish (phát hành) thì cần chọn lệnh Send để gửi hàng loạt cho tệp khách hàng.

Thao tác send email example

Bước 1

Tại màn hình danh sách email chọn email cần send:

Màn hình thao tác send email:

Bước 2

Nhập địa chỉ email cần gửi

Bước 3

Chọn để gửi email. Lúc này bạn mở email vừa nhập để nhận email vừa gửi.

Lưu ý: Đối với send email example nếu bạn để subject là tên người nhận thì khi send email example sẽ mặc định là [First Name] và có kí tự [Test] ở đầu subject như hình:

Bạn cũng có thể gửi email test cho cá nhân trước khi gửi đồng loạt bằng cách thao tác send email ở module all user (chi tiết xem tại module all user).

Quản lý chung các Email

Nhấn “Email” ở menu trái của phần mềm để mở màn hình quản lý tất cả email.

Màn hình quản lý email.

Các thao tác trên màn hình quản lý:

• Tìm kiếm Email:

Nhập tên của Email cần tìm kiếm vào vùng “Search” trên màn hình quản lý để tìm kiếm email.

• Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm xem email nào đang được sử dụng trong một phân khúc của bạn bằng cách chọn Segment cần kiểm tra trên màn hình quản lý.

Bạn có thể lọc email theo Theme.

Bộ thao tác cơ bản với một Email gồm:

• Edit - Sửa email

• Clone - Nhân bản email

• Delete - Xóa email

Nhấn vào biểu tượng ở bảng danh sách chiến dịch để xem các thao tác này.

Tại bảng danh sách email có thể thấy các thông tin tổng quan của một email như:

• Name - Tên Email

• Trạng thái phát hành của email

• Category - Danh mục của email

• Stats - Số liệu thống kế về email

• ID - Mã email

Phần “Stats” sẽ hiển thị các số liệu thống kê về email của bạn, dưới đây là phần giải thích chi tiết:

• ​ Số lượng email được gửi thành công.

• ​ Số lượng email được khách hàng mở.

• ​ Tỷ lệ email được khách hàng mở, %Read = Read/Sent.

• ​ Số lượng email bị tạm dừng → không gửi được đến cho khách hàng.

Mở màn hình chi tiết của một email:

Nhấn vào tên email để mở màn hình thông tin chi tiết của email đó.

Thông tin chi tiết của email

Nhấn vào phần “Details” để xem thông tin chi tiết của Email

Sau đó, bạn sẽ thấy một bảng thông tin email được hiển thị như hình dưới đây:

Tại đây bạn có thể xem được tất cả các thông tin liên quan đến email như:

• Category - Thuộc danh mục nào.

• Created by - Người tạo.

• Created on - Thời gian tạo.

• Modified by - Được sửa đổi bởi tài khoản nào.

• Last modified - Thời gian sửa đổi lần cuối.

• Publish Up - Thời gian xuất bản.

• Publish down - Thời gian ngừng xuất bản.

• ID - Mã email

• Theme - Chủ đề

Biểu đồ thống kê

Dưới đây là biểu đồ thống kê về các thông số liên quan đến email của bạn như:

• Sent email - Số email được gửi

• Read email - Số email được khách hàng mở

• Fail email - Số email lỗi

• Clicked - Số lần các link trong email được khách hàng nhấp vào

• Unsubscribe - Số lượng khách hàng hủy đăng ký nhận email

Để xem giá trị cụ thể của một đối tượng trên biểu đồ bạn di chuyển chuột đến các điểm màu tương ứng theo cột thời gian.

Ngoài ra bạn có thể ẩn bớt các thông số trên biểu đồ bằng cách nhấn vào ô chọn thông số

Dữ liệu thống kê của các thông số bị gạch như trong hình trên sẽ không hiển thị trên biểu đồ.

Bộ lọc ở góc phải của biểu đồ cho phép bạn chọn các khoảng thời gian để xem báo cáo thống kê. Chọn khoảng thời gian bạn cần xem báo cáo và nhấn “Apply” để bắt đầu lọc dữ liệu

Các thành phần khác

• Preview URL - Bản xem trước của mẫu email.

Nhấn vào biểu tượng để mở bản xem trước của email.

• Recent Activity - Hoạt động gần đây.

Bạn có thể theo dõi các hoạt động gần đây về email mẫu như timeline trong ảnh sau:

Email được tạo khi nào, bởi ai; được cập nhật khi nào, bởi ai, ….

• Click Counts, Contact - Các tab dữ liệu.

Tab “Click Counts” - Bảng thống kê số lần nhấp chuột của khách hàng vào các liên kết được chèn trong nội dung email.

Tab “Contact” - Danh sách khách hàng đã đi vào các chiến dịch có sử dụng email này. Để xem timeline tương tác của khách hàng với email, bạn nhấn vào một khách hàng bất kỳ và xem các hoạt động của họ như ảnh sau:

Timeline tương tác của khách hàng:

Cấu hình số lượng email khách hàng nhận được trong một khoảng thời gian

Hiện tại chỉ có role Admin mới có quyền cài đặt thông tin này. Vui lòng truy cập sản phẩm Campaign của Hub-js và thực hiện các thao tác:

• Nhấn biểu tượng Setting ​

• Chọn menu “Configuration”

• Chọn submenu “Email Settings”

• Cuộn chuột đến màn phần “Default Frequency Rule”

• Cài đặt số lượng email tối đa khách hàng nhận được trong một khoảng thời gian:

  • Do not contact more than - Số lần gửi email tối đa

  • Each - Chọn thời gian: Mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng